A solicitação de documentos ao Arquivo Público Municipal pelo cidadão está mais ágil. O atendimento está desburocratizado e conta com a digitalização e melhoria no fluxo dos documentos. O munícipe faz a solicitação pela internet, por meio do Portal de Processos, e em poucos dias, recebe a documentação em arquivo digital. O Portal de Processos, lançado há aproximadamente cinco anos, foi desenvolvido pela Prodam com a Coordenadoria de Gestão Documental, da Secretaria Executiva de Gestão.

Uma parte dos documentos arquivados são plantas de imóveis que foram inseridas nos processos administrativos e não possui valor legal. A requisição desses documentos pelo cidadão também pode ser feita via SEI (Sistema Eletrônico de Informações). Para acessar o requerimento eletrônico em qualquer um dos dois sistemas é necessário ter Senha Web.

De acordo com o secretário executivo de Gestão Fabrício Cobra, com os novos procedimentos a serem estabelecidos por decreto, a Prefeitura não poderá mais pedir documentos que não estejam em posse do cidadão. “O departamento que recebeu o pedido do munícipe, deverá solicitar ao Arquivo Público que fornecerá o documento”, disse o secretário executivo.

Gestão de documentos otimizada

O Arquivo Público Municipal é o órgão central do Sistema de Arquivos do Município de São Paulo – SAMSP, que garante o funcionamento da estrutura arquivística, assegurando o controle, a preservação e o acesso aos documentos sob sua custódia.

Desde 2015, os processos administrativos são abertos via Sistema Eletrônico de Informações - SEI, sistema implementado pela Prodam em parceria com a Coordenadoria de Gestão Documental. Recentemente, o sistema passou por uma mudança em sua estrutura, facilitando o controle e a gestão dos processos eletrônicos e garantindo maior acessibilidade e simplificação de procedimentos. Para administração municipal o sistema trouxe muitos benefícios, como transparência, agilidade no andamento dos processos e redução de custos.