Alinhada às tendências de mercado de TI, a PRODAM tem disponibilizado à prefeitura uma solução de redução de custos - o outsourcing de impressão. Trata-se da terceirização de serviços para impressão departamental, que alia a aquisição de equipamentos de última geração a um corte mensal nos custos que varia de 20 a 30%.

Atualmente, um dos grandes problemas que afetam significativamente as despesas das organizações é o desperdício relacionado à utilização de suas impressoras. As dificuldades são inúmeras, como as que dizem respeito à logística de suprimentos, à manutenção dos equipamentos e à falta de peças de reposição. Sem contar a falta de controle sobre o que é impresso, o que ocasiona custos injustificáveis.

Em vigor na PRODAM desde fevereiro de 2006, a Ata de Registro de Preços (ARP) para a contratação desse tipo de serviço, teve a sua primeira adesão em agosto, pela Secretaria Municipal de Educação (SME). A expectativa é a de que em breve outros órgãos municipais também implantem a novidade.

"A empresa está a cada dia mais focada em ações que atendam as necessidades dos Clientes. Aderindo a essa ARP, eles não somente economizam custos com licitação, como também são beneficiados com a qualidade e dinamismo do processo", explica Francisco José Russo, gerente de Administração de Contratos com Fornecedores (GFA).

O que é?

De acordo com o gerente da GFA, a solução traz resultados positivos como mais velocidade nos equipamentos e alta qualidade do material impresso, além da ótima infra-estrutura para impressão e melhoria no fluxo de caixa, com efetivo controle dos custos e previsão de orçamento. Outra vantagem é a troca de máquinas ultrapassadas e inadequadas ao ambiente pelas de última geração.

Com o sistema, contrata-se uma empresa terceirizada que passa a ser responsável por todo os trabalhos relacionados à impressão. É criada uma central departamental com equipamentos e funcionários responsáveis pela manutenção e abastecimento. Ligado a um único servidor, o mecanismo possibilita a bilhetagem, já que são cadastrados centros de custos que identificam a quantidade de material utilizada por cada área.

Setores como Financeiro ou de Recursos Humanos em nada perdem a confidencialidade inerente a eles. Para essas áreas são oferecidos equipamentos exclusivos e com acesso restrito, pois não são conectados à rede.

Atas de Registro de Preço

As ARPs são ferramentas complementares às Licitações e que facilitam na hora das compras e contratações de serviços pela administração pública. Após a seleção da proposta mais vantajosa para o serviço requisitado, pode-se criar uma Ata que contenha o resultado da licitação e permite que qualquer outro órgão do município usufrua desse processo sem participar dele.

Fique por dentro das Atas geridas pela PRODAM. Vá à homepage deste Portal, clique no link "Licitações" e em seguida em "Atas de RP". Nele, há informações sobre as diversas modalidades. Para aderir a alguma delas, basta entrar em contato com a GFA, pelo telefone 2167-9383.